Dit is de privacyverklaring van Sleutelnet B.V. In deze verklaring zetten wij uiteen hoe wij omgaan met persoonsgegevens die wij verkrijgen. Sleutelnet B.V. respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat de informatie die u ons verschaft vertrouwelijk behandeld wordt. Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend om u op de hoogte te houden van onze activiteiten en diensten en om onze diensten zo soepel mogelijk te kunnen uitvoeren. Wij stellen uw gegevens niet ter beschikking aan derden.
1. Verzamelen van gegevens
Door u in te schrijven voor de Sleutelnet-nieuwsbrief, of als u lid wordt van Sleutelnet of door u aan te melden voor een van onze diensten of bijeenkomsten gaat u akkoord met de manier waarop Sleutelnet uw gegevens verwerkt zoals is beschreven in dit document. Voor het opslaan van uw gegevens hebben wij een SSL certificaat. SSL zorgt voor beveiliging van uw gegevens in overeenstemming met wet- en regelgeving.
2. Bewaartermijn
Sleutelnet bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht met daarin voorgeschreven bewaartermijnen.
3. Sleutelnet-lidmaatschap en ledenupdates
Wanneer u lid bent of wordt van Sleutelnet gaat u een overeenkomst aan met ons. De gegevens die we dan verwerken zijn noodzakelijk voor de uitvoering van deze overeenkomst.
We verwerken hiervoor de volgende gegevens:
• Naam zorgonderneming/contactpersoon,
• Facturatieadres,
• Mailadres,
• En het telefoonnummer van de zorgonderneming.
Indien u het lidmaatschap opzegt zullen wij uw gegevens verwijderen uit de lidmaatschapsdatabase, zult u geen ledenupdates meer ontvangen en ontvangt u geen uitnodigingen meer voor toekomstige events.
4. Sleutelnet-nieuwsbrief
Indien u zich inschrijft voor de Sleutelnet-nieuwsbrief geeft u ons toestemming voor het verwerken van de volgende gegevens:
• Naam,
• E-mailadres.
In de nieuwsbrief is een link opgenomen waarmee u zich kunt afmelden. Uw gegevens zullen dan verwijderd worden uit de nieuwsbrieflijst.
5. Diensten
Sleutelnet biedt de volgende diensten aan in haar regio; ZorgMail, POINT, Sleutel-portaal, ZorgDomein, LSP, Sleutel-mail , FG, E-learning en ZorgApp ZHN.
Ten behoeve van deze diensten stuurt Sleutelnet facturen naar de participanten die desbetreffende dienst(en) afnemen binnen de Sleutelnet-regio.
We verwerken hiervoor de volgende facturatiegegevens:
• Naam zorgonderneming/contactpersoon,
• Facturatieadres,
• E-mailadres,
• En het telefoonnummer van de zorgonderneming.
Zonder deze gegevens kan Sleutelnet geen factuur versturen en kan de afnemer van de dienst geen gebruik maken van deze dienst.
De gegevens die door de leverancier van desbetreffende dienst aan Sleutelnet ter beschikking worden gesteld, worden bewaard zolang u een actieve gebruiker bent van de dienst.
Sleutelnet verwerkt geen – en heeft geen inzage in – persoonsgegevens bij het gebruik van de diensten Zorgmail, ZorgDomein, LSP, FG, Sleutel-portaal.
Sleutelnet verwerkt geen, maar heeft wel inzage in persoonsgegevens bij het gebruik van de diensten POINT, Sleutel-mail, E-learning en ZorgApp ZHN.
Inzage in deze gegevens heeft ten doel:
1. Het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
2. Het voeren van de administratie alsmede andere interne beheersactiviteiten;
3. Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
4. Om met u in contact te kunnen treden over en te reageren op door u gestelde vragen;
5. De afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
6. Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht.
6. Bijeenkomsten
Van de deelnemers aan onze bijeenkomsten en/of evenementen wordt door Sleutelnet een aantal persoonsgegevens verwerkt.
• Naam: De gehele naam van u als deelnemer wordt verwerkt in een presentielijst welke zichtbaar voor iedere bezoeker bij entree door onze medewerkers wordt bijgehouden. Ook kunt u als bezoeker inzien of er bekende relaties van u aanwezig zullen zijn. Presentielijsten worden voor 1 jaar bewaard.
• E-mailadres: e-mailadressen gebruiken we zodat we alle deelnemers om een evaluatie van de bijeenkomst/het evenement kunnen vragen. De evaluaties worden per e-mail verzonden naar de deelnemers. Met het tekenen van deze aanmelding voor evenement/bijeenkomst gaat u akkoord met deze gebruiksdoeleinden van uw persoonsgegevens.
• Beeldmateriaal: Tijdens bijeenkomsten en/of evenementen worden door Sleutelnet soms foto’s (en soms video’s) gemaakt. Deze kunnen worden gepubliceerd op de locatie, onze website, de nieuwsbrief, LinkedIn, Twitter of Instagram. Deze publicaties zijn vrij toegankelijk. Beeldmateriaal wordt enkel door de directie, of in opdracht van de directie gepubliceerd. Hiervoor wordt uw toestemming gevraagd in een toestemmingsformulier van toepassing zijnde op het specifieke evenement/bijeenkomst. U kunt ten alle tijden uw toestemming intrekken en /of wijzigingen en eerder geplaatste foto’s worden op verzoek altijd direct verwijderd. Sleutelnet is niet verantwoordelijk voor vervaardigd beeldmateriaal anders dan in opdracht van Sleutelnet noch voor de distributie en/of publicatie hiervan.
7. Sollicitaties
Wanneer je bij ons solliciteert, zullen wij persoonsgegevens (motivatiebrief, cv, etc.) moeten opslaan om een goede keuze in het sollicitatieproces te kunnen maken. Deze persoonsgegevens worden 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij je aangeeft dat dit langer mag worden bewaard.
8. Medewerkers
Van medewerkers, inclusief ingehuurd personeel en stagiaires, worden persoonsgegevens opgeslagen. Sleutelnet B.V. slaat enkel noodzakelijke gegevens op voor de werkrelatie en zo weinig mogelijk, om de privacy van het personeel zoveel mogelijk te beschermen. Denk hierbij aan gegevens die benodigd zijn voor de belastingdienst, salarisadministratie, communicatie met de medewerker en voor het organiseren van loopbaanbegeleiding. Onder andere worden NAW gegevens, het Burgerservicenummer, een kopie van het identiteitsbewijs en verslagen van functioneringsgesprekken opgeslagen.
Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld religie, strafrechtelijk verleden, ras en gezondheidsgegevens) mogen niet worden vastgelegd, tenzij hiervoor een gegronde reden is en hiervoor toestemming is gevraagd.
Voor goed werkgeverschap heeft Sleutelnet B.V. de verplichting om sommige persoonsgegevens te delen met externe partijen, zoals de Belastingdienst, UWV, het pensioenfonds en de bedrijfsarts. Wij delen gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting.
9. Websites derden
De Sleutelnet website bevat links naar andere websites, deze websites horen niet bij het domein sleutelnet.nl. Sleutelnet is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor het privacy- en cookiebeleid van websites die door middel van links met deze site zijn verbonden. Wij raden u aan de privacyverklaring van de betreffende websites te lezen alvorens u gebruik van deze websites gaat maken.
10. Cookies
Als u onze website bezoekt worden cookies geplaatst op uw pc voor verschillende doeleinden. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser wordt opgeslagen op uw computer, telefoon of tablet.
Functionele en Analytische cookies
• Functionele cookies worden gebruikt om deze website naar behoren te laten functioneren en daarmee de klantervaring te verbeteren. We onthouden bijvoorbeeld ingestelde voorkeuren zoals taal en locatie en onthouden informatie die je invult op verschillende pagina’s, zodat niet steeds gegevens opnieuw hoeven te worden ingevuld. Zo kunnen we u beter en sneller helpen.
• Analytische cookies worden gebruik om het gebruik van de website kunnen meten. Trackingcookies op de site vinden plaats op click niveau, clicks en zoektermen worden hier bijvoorbeeld door bijgehouden. Voor deze laatste type cookies wordt uitdrukkelijke toestemming aan u gevraagd.
Functionele en analytische cookies maken geen gebruik van persoonsgegevens.
Overige cookies
• Google Analytics: Er worden cookies geplaatst om een beter inzicht te verkrijgen in het gedrag van de bezoeker op onze website. Hiermee wordt vervolgens de gebruikerservaring op de website verbeterd. U kunt zich afmelden voor de Google Analytics-cookies via een browser add-on.
• Google Maps: Sleutelnet kan ook gebruik maken van Google Maps, dat geïntegreerd is in de website. Bij het gebruik van Google Maps worden verschillende cookies geplaatst, bijvoorbeeld om het zoom-niveau te onthouden.
11. Inzage en wijzigen van uw gegevens
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG).
Als u wilt weten welke persoonsgegevens Sleutelnet B.V. van u verwerkt, dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. Sleutelnet B.V. behandelt uw verzoek binnen een redelijke termijn. U kunt, in een aantal gevallen, vragen om verwijdering of het wissen van uw gegevens (artikel 17 AVG).
12. Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website. www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring gaat in op 11 april 2019, Sleutelnet behoudt zich het recht wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.
14. Contactgegevens
Sleutelnet is gevestigd op de Morssingel 3, 2312 AZ Leiden. Te bereiken middels info@sleutelnet.nl.
